РефератыДата добавления

Служба документационного обеспеченияпопулярный!

04.05.2005

Документационное обеспечение управления в крупных организациях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, которое подчиняется руководителю организации, а в небольших – делопроизводительное обслуживание осуществляет секретарь.
Общие требования к службам документационного обеспечения являются нормативной базой для совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышения их качества, интенсификации работ службы документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения новейших технических средств.

В состав службы документационного обеспечения управления (ДОУ), как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат министра), секретариаты заместителей министра (заместителей руководителя ведомства), секретариат коллегии (протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета IIрегистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.

Работа службы ДОУ регламентируется Положением о ней, которое разрабатывается на основе Примерного положения о службе Документационного обеспечения управления. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную нагрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителями. При изменении функций и задач службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.

Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, распоряжениями Вице-президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Совета Министров – Правительства Российской Федерации, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления [1, C. 31].

Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим образованием над средним специальным образованием со стажем работы по делопроизводству не менее трех лет. Работники службы ДОУ должны иметь специальное образование. Наименование должностей работников должны соответствовать ''Общесоюзному классификатору рабочих профессий, должностей служащих и тарифных разрядов''. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.
Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

 

Служба ДОУ решает следующие задачи:
Совершенствование форм и методов работы с документами.
Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в центральный архив в соответствии с действующими нормативами.
Сокращение документооборота, унификация форм документов.
Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в министерстве и подведомственной системе.

Хиты: 2383

• Подробно
• Скачать

Работа секретаряпопулярный!

04.05.2005

Специфика работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только выполнять операции с неодушевлёнными предметами труда (документы, технические средства), но и осуществлять много­численные контакты с людьми: руководителем, сотрудниками, посети­телями, телефонными абонентами. Следует учитывать и то, что сек­ретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, значительными различиями в них по степени трудности, необходимостью выполнять параллельно несколько работ. Нередко непо­ладки в работе секретаря являются следствием его негативных дело­вых и личных качеств. Невозможно, к примеру, эффективно выполнять работу, если секретарь не имеет полного представления о роли и задачах своего руководителя и их значения в деятельности своей организации, не имеет достаточно профессиональной подготовленности.

Деловые и личные качества при выполнении определённой работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. Зна­ние правил приёма посетителей и эффективное применение на практике невозможно без наличия у секретаря, таких личных качеств, как интеллигентность, тактичность, доброжелательность.

В сложившейся практике оценки труда секретарей принято выде­лять следующие деловые качества: профессиональное мастерство, инициативность, организованность, пунктуальность, осведомлённость, дипломатичность, умение хранить служебную тайну, хорошая память, преданность работе.

Для того чтобы выработать и развить названные деловые каче­ства, секретарю нужно воспитывать в себе и ряд личных качеств. В зависимости от полученного воспитания степень развития личных ка­честв у людей различив, многое здесь определяется и индивидуаль­ными склонностями, привычками, типом нервной системы.

Выделим наиболее существенные личные качества, необходимые секретарю: интеллигентность, трудолюбие, добросовестность, отзыв­чивость, умение адаптироваться, скромность, аккуратность, доброжелательность.

Среди других личных качеств, которые нужны современному сек­ретарю, можно отметить и такие, как умение быстро вникать в суть событий или явлений; общительный характер и контактность, которые помогут секретарю наладить правильные взаимоотношения с посетите­лями, сотрудниками, руководителем и т.д.; разумная осторожность в принятии решений; артистизм - качество, которое поможет секретарю преодолеть личные эмоции ради дела, провести на хорошем уровне приём посетителей и т.п.; способность к самостоятельному обучению, расширению кругозора.

Многие руководители, рассматривая кандидатуры на должность секретаря, обращают внимание на такие стороны, как семейная устроенность, справедливо полагая, что от состояния этого вопроса в значительной степени зависит работоспособность секретаря, его настроение.

Все названные деловые и личные качества, необходимые секрета­рю, не даются человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд ума и души, настойчивая и ответственная подготовка к работе в избранной профессии.

 
 

Хиты: 1840

• Подробно
• Скачать

Информационные свойства документапопулярный!

04.05.2005

 Важнейшей стороной деятельности любого учреждения, организации, предприятия является документационное обеспечение. Документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной значимой информации. Современное человеческое общество живет в период, характери­зующийся небывалым увеличением информационных потоков. Это относится как к экономике, так и к социальной сфере. Наиболь­ший рост объема информации наблюдается в промышленности, торговле, финансово-банковской сфере.

Рыночные отношения предъявляют повышенные требования к своевременности, досто­верности, полноте информации, без которой немыслима эффек­тивная маркетинговая, финансово-кредитная, инвестиционная деятельность. Роль информации в общественной жизни сущест­венно меняется. Информация приобретает преобразующий, определяющий характер. Наше общество становится открытым, а потому возросла по­требность в достоверных, современных, полных, представленных в доступной для пользователя форме сведений. В результате законотворческой и регулирующей дея­тельности государства возросли требования к достоверности, своевременности и законности отчетно-статистической инфор­мации, вырабатываемой на уровне микро- и макроэкономиче­ских объектов. Информационное сопровождение производства и бизнеса стало необходимым условием полноты и своевремен­ности сбора налогов, что на сегодняшний день все в большей степени определяет существование и процветание государства — главного потребителя самой разнообразной, в том числе финан­сово-экономической информации.

Целью работы является изучение информационных свойств документов в зависимости от их функций, целевого назначения.

Хиты: 2587

• Подробно
• Скачать

Информационные ресурсы 40 л.популярный!

04.05.2005

В последние десятилетия мир переживает переход от "индустриального общества" к "обществу информационному". Происходит смена способов производства, мировоззрения людей, межгосударственных отношений. Люди все чаще используется такое понятие как «информация», «информатизация», «информационные технологии» и т.д. [1]

Но всегда ли общество было «информационным»? Существует мнение, что мир пережил несколько информационных революций. Первая информационная революция связана с изобретением и освоением человеческого языка, который, точнее устная речь, выделила человека из мира животных. Это позволило человеку хранить, передавать, совершенствовать, увеличивать приобретенную информацию. Вторая информационная революция заключалась в изобретении письменности. Зафиксированное в письменных текстах знание было ограниченное, и следовательно мало доступно. Так было до изобретения книгопечатания. Что обосновало третью информационную революцию. Здесь наиболее очевидна связь информации и технологии. Механизмом этой революции был печатный станок, который удешевил книгу и сделал информацию более доступной. Четвертая революция, плавно переходящая в пятую, связана с созданием современных информационных технологий (телеграф, телефон, радио, телевидение). Но самым поразительным было создание современных компьютеров и средств телекоммуникаций.[2]

Для полноты раскрытия темы необходимо дать несколько определений:

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Информатизация – организованный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов.

Информационные ресурсы – отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах.

Информационная система – организационно упорядоченная совокупность документов, информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы.

Пользователь информации – субъект, обращающийся к информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации.[3]

Уровень развития информационного пространства решающим образом влияет на экономику, обороноспособность и политику. От этого уровня в значительной степени зависит поведение людей, формирование общественно-политических движений и социальная стабильность. Целями информатизации во всем мире и, в том числе, в России являются наиболее полное удовлетворение информационных потребностей общества во всех сферах деятельности.

Возможность доступа к информации, как правило, ограничивается ее ведомственной принадлежностью и обусловлена зачастую должностным положением и социальным статусом потребителя. Не решена проблема доступа к территориально удаленным информационным ресурсам.

Большинство населения получает информацию в традиционном виде - печатные издания, радио, телевидение.

Информационно - телекоммуникационные системы функционируют, в основном, в интересах государственных органов власти. Такое положение дел приводит к дублированию работ, избыточности в сборе первичной информации, удорожанию разработок и эксплуатации систем. Кроме того, ведомственная разобщенность затрудняет обмен информацией и доступ к ней. Информационные услуги, ресурсы и программные продукты распространены по территории России крайне неравномерно, причем в основном ими обеспечены краевые центры. Это распределение соответствует распределению основных научных и информационных центров России и не учитывает потребности населения и органов управления. Именно поэтому требует скорейшего решения задача выравнивания информационного потенциала.

Как показывает практика промышленно развитых стран (США, Англии, Японии), решение проблемы информационной индустрии, а следовательно, информатизации общества является глобальной целью развития и связывается с выходом страны в следующем тысячелетии на новый уровень цивилизации. В основе такой целенаправленной деятельности лежит долговременная программа создания системы информационного обеспечения всех потребителей информации в стране, которая предоставляет им возможность использования новых информационных технологий на базе широкого применения информационно-вычислительных ресурсов и автоматизированной системы связи. В нашей стране эту основу составляют сетевые технологии – область достаточно новая и очень быстро развивающаяся. Ведется широкомасштабное оснащение вычислительной техникой самых разных предприятий и организаций. Создаются условия для свободного доступа потребителей к хранимой в системах информации благодаря организации специализированных рабочих мест локальных вычислительных систем.

[1] Экономическая информатика и вычислительная техника: Учебник /Под ред. Косарева В.П, Королева А.Ю. – М.: Финансы и статистика, 1996. 336 с.

[2] Ракитов А.И. Россия в глобальном информационном процессе и региональная информационная политика //Проблемы информатизации. – М.: 1993. Вып. 1-2.

[3] Об информации, информатизации и защите информации. Федеральный закон от 20.02.95 №24-Ф3.

Хиты: 1799

• Подробно
• Скачать

Информационные ресурсы 17 л.популярный!

04.05.2005

Для развития любого человеческого общества необходимы материальные, инструментальные, энергетические и информационные ресурсы. Информационные ресурсы – это отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах. Настоящее время - это период, характеризующийся небывалым ростом объема информационных потоков. Это относится как к экономике, так и к социальной сфере. Наибольший рост объема информации наблюдается в промышленности, торговле, финансово-банковской и образовательной сфере.

         В России социальная и политическая перестройка, формирование рыночной экономики объективно привели к необходимости существенного изменения информационных отношений в обществе. Несмотря на значительное расширение в последнее время рынка информационных услуг и продуктов, информационное обеспечение органов государственного управления, хозяйствующих субъектов и граждан остается на низком уровне.

Отечественная информационная индустрия должна развиваться с учетом мировых достижений в области информационных технологий и средств телекоммуникационного обмена. Это позволит России выйти на мировой уровень технического развития.

Целью курсовой работы является исследование современных информационных ресурсов общества.  Для этого необходимо решить следующие задачи: изучить формирование и использование информационных ресурсов; определить роль информационных ресурсов в современном обществе; проанализировать информационное пространство современной России.

Хиты: 1849

• Подробно
• Скачать