Документационное обеспечение управления в крупных организациях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, которое подчиняется руководителю организации, а в небольших – делопроизводительное обслуживание осуществляет секретарь.

Общие требования к службам документационного обеспечения являются нормативной базой для совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышения их качества, интенсификации работ службы документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения новейших технических средств.

В состав службы документационного обеспечения управления (ДОУ), как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат министра), секретариаты заместителей министра (заместителей руководителя ведомства), секретариат коллегии (протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета II регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.

Работа службы ДОУ регламентируется Положением о ней, которое разрабатывается на основе Примерного положения о службе Документационного обеспечения управления. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную нагрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителями. При изменении функций и задач службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.

Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, распоряжениями Вице-президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Совета Министров – Правительства Российской Федерации, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления [1, C. 31].

Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим образованием над средним специальным образованием со стажем работы по делопроизводству не менее трех лет. Работники службы ДОУ должны иметь специальное образование. Наименование должностей работников должны соответствовать ''Общесоюзному классификатору рабочих профессий, должностей служащих и тарифных разрядов''. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующие задачи:

1.     Совершенствование форм и методов работы с документами.

2.     Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в центральный архив в соответствии с действующими нормативами.

3.     Сокращение документооборота, унификация форм документов.

4.     Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в министерстве и подведомственной системе.